E-faktury – co oznaczają dla przedsiębiorców?

Od 1 października Polska jest kolejnym krajem Unii Europejskiej, który – oprócz Hiszpanii, Portugalii i Włoch – zaczyna stosować mechanizm e-faktur. Nasz Sejm przyjął projekt zmian ustawy VAT, a co za tym idzie – wprowadził tzw. Krajowy system e-faktur. Jak będzie wyglądał w praktyce i w jakiej kolejności będą wdrażane nowe obowiązki?

E-faktura ma formę elektroniczną i można ją wystawić bądź otrzymać za pomocą specjalnej bazy – Krajowego systemu e-faktur. Obecnie rozwiązanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów można już przetestować i poznać jego funkcje w praktyce.

Co ważne, przedsiębiorcy prawdopodobnie już w przyszłym roku sporządzą fakturę w programie do fakturowania, z których dotychczas korzystali, zarówno w wersji chmurowej, jak i lokalnej, a następnie prześlą ją do Krajowego systemu e-faktur. Warunkiem jest dostosowanie dokumentu do obowiązującego wzoru i integracja z KseF własnego programu do fakturowania.

Pierwsza faza wdrażania rozwiązania

Na początku października Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorstwom możliwość testowania nowego rozwiązania. E-faktury mają więc jednolity format XML i zostały przygotowane z uwzględnieniem uwag zgłoszonych podczas konsultacji podatkowych z firmami. Obecnie – oprócz papierowych i elektronicznych – będą działać jako kolejna forma dokumentowania sprzedaży.

Same przepisy dotyczące nowego systemu mają wejść w życie 1 stycznia 2022 roku, natomiast korzystanie z niego stanie się obowiązkowe w 2023 r.

– Uważnie obserwujemy zmiany dotyczące księgowych, jak i przedsiębiorców, proponując dopasowane do nich rozwiązania. Obecnie pracujemy nad integracją naszego programu z Krajowym systemem e-faktur. Przewidziany czas na oficjalne wdrożenie daje nam możliwość, aby przekonać się, jak najlepiej przeprowadzić przez tę zmianę naszych klientów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Firmy w świecie KSeF

W założeniu każdy przedsiębiorca będzie posiadał swoje konto na tej platformie. Gdy wprowadzi do systemu dane, wówczas dokument otrzyma własny numer identyfikujący oraz zostanie zweryfikowany pod względem poprawności informacji.

Faktura zostanie uznana za wystawioną i doręczoną, gdy tylko system wygeneruje numer identyfikacyjny. Pojawi się też informacja o dacie i czasie jej wystawienia. Aby otrzymać dokument w systemie potrzebna będzie również zgoda odbiorcy. Jeśli jej nie udzieli, wówczas przedsiębiorca – oprócz wygenerowania faktury w KseF – zostanie zobowiązany do dostarczenia pliku w inny sposób, np. w wersji papierowej lub pocztą elektroniczną.

Gdy e-faktury zaczną działać, przepisy dotyczące duplikatów nie będą miały już zastosowania, ponieważ plików nie będzie można zniszczyć ani zgubić. Z kolei korekty faktur firmy wystawią zarówno w formie e-faktury, jak i obecnej. 

Po co to wszystko?

Wprowadzenie e-faktur to kolejny etap cyfryzacji podatków. W założeniu mają one uprościć proces wystawiania faktur przez firmy – wszystkie dokumenty będą odtąd sporządzane według jednego wzorca. Aby łatwiej przyzwyczaić się do nowego rozwiązania, Polska skorzystała z doświadczeń Włochów, którzy już w 2017 roku wprowadzili tzw. okres przejściowy i od 2019 r. używają elektronicznych plików.

Jakie jeszcze korzyści przewidują ustawodawcy? Obieg dokumentów między firmami ma być szybszy, ponieważ korzystając z bazy Ministerstwa przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Dodatkowo, wszystkie pliki wystawione w systemie pozostaną tam przez 10 lat, co zwalnia podatników z obowiązku ich przechowywania we własnych archiwach. Nie muszą również udostępniać ich podczas kontroli czy wydawać ich duplikatów, ponieważ wszystkie pliki są dostępne w jednym miejscu.

Przedstawiciele Ministerstwa wspominają też o szybszym zwrocie VAT-u. Obecny termin to 60 dni, natomiast po wprowadzeniu w życie nowych zasad skróci się on do 40 dni. Aby tak się stało, trzeba będzie jednak spełnić kilka warunków.

– Przedsiębiorca musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT przez okres dłuższy niż rok. Ponadto faktury, które wystawi mają być zgodne z obowiązującym wzorem. Pozostaje ostatni warunek – nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana do zwrotu kwota różnicy podatku lub podatku naliczonego nie może przekraczać 3 tysięcy złotych – mówi Krzysztof Wojtas.

Kolejnym powodem wprowadzenia nowych zasad jest ograniczenie nadużyć, ponieważ z chwilą, gdy e-faktury staną się obowiązkowe, organy podatkowe zyskają dokładniejsze dane. Urzędy Skarbowe będą mogły zatem wcześniej otrzymać informacje o realizowanych transakcjach, co pozwoli na wyłapywanie błędów i weryfikację plików.

Robocza wersja dokumentu

Ministerstwo Finansów udostępniło już wstępną wersję struktury logicznej e-faktury (FA_VAT). Można ją znaleźć na stronach Ministerstwa w zakładce Krajowy Rejestr e-Faktur oraz na podatki.gov.pl. Opublikowano tam także przykładowe pliki pokazujące, jak wypełnić dokument w określonych przypadkach.

Urzędnicy podkreślają, że robocza wersja została przygotowana zgodnie z uwagami zgłoszonymi przez przedsiębiorców podczas konsultacji.

Firmy mają zatem czas, aby przetestować e-faktury w praktyce, zaś producenci programów księgowo-finansowych – na dopasowanie swoich rozwiązań do systemu.

Dokumenty, które powstaną podczas testów nie będą miały żadnych skutków prawnych, a po określonym czasie zostaną usunięte. Od stycznia przyszłego roku zainteresowani nowym narzędziem przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z e-faktur dobrowolnie, oprócz dostępnych obecnie faktur papierowych i elektronicznych.

W 2023 roku rozwiązanie będzie już jednak obowiązkowe dla wszystkich.